GiẢM TẢI HỒ SƠ, TĂNG HIỆU QUẢ CHO LÃNH ĐẠO PHƯỜNG XÃ Ở TP.HCM

Trong những ngày qua, hoạt động xử lý hồ sơ tại các phường xã của TP.HCM đã có bước chuyển biến tích cực nhờ việc phân quyền ký kết quả trực tiếp cho công chức. Ông Trần Hải Đăng, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công quận Bình Phú, được Chủ tịch UBND phường ủy quyền ký trả kết quả cho năm thủ tục, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. Đây là một phần trong chính sách nâng cao hiệu quả công tác hành chính, giảm tải cho lãnh đạo cấp phường xã.

Hướng đi này bắt đầu thực thi sau khi TP.HCM ban hành Nghị quyết 29/2025 của Hội đồng nhân dân, nhằm trao thêm quyền cho công chức trong việc giải quyết hồ sơ dân sự, doanh nghiệp. Trước đây, quy trình phức tạp gồm nhiều bước, công chức thụ lý rồi trình lãnh đạo ký kết quả, gây ra tình trạng ùn ứ hồ sơ, nhất là tại những phường lớn như Bình Phú, nơi trung bình mỗi ngày nhận đến 250 hồ sơ, trong đó có tới 70% là các loại sao y, chứng thực.

Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công quận Gò Vấp, ông Nguyễn Chí Thanh, cho biết số lượng hồ sơ chứng thực trong quận khá lớn, trong đó các hồ sơ liên quan đất đai chiếm tỷ lệ cao do các hồ sơ này gọi kèm các thủ tục bổ sung. Việc ủy quyền ký kết quả này nhằm giúp rút ngắn thời gian, hạn chế công đoạn ký thủ công từ lãnh đạo cấp phường xã, từ đó giải phóng nguồn lực để tập trung phục vụ các nhiệm vụ chiến lược, dân sinh.

Từ ngày 15.9, UBND phường Gò Vấp đã ủy quyền cho ba công chức của trung tâm này ký trực tiếp kết quả hồ sơ sao y, chứng thực, thay vì trình lãnh đạo ký như trước đây. Các nhân sự này đã được chia lịch trực rõ ràng, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ. Trong khi đó, chủ tịch UBND phường Bình Thạnh, ông Phan Quang Khánh, cho biết đã lựa chọn hai công chức phù hợp, đều có kinh nghiệm trong lĩnh vực tư pháp và xử lý hồ sơ chứng thực, nhằm đảm bảo vừa nhanh chóng, vừa đúng quy định.

Trong giai đoạn ban đầu, UBND các phường đã tập trung ủy quyền cho các nhiệm vụ phổ biến như chứng thực bản sao, chữ ký, di chúc và các bản sao từ hợp đồng đã có chứng thực trước đó, nhằm xử lý các hồ sơ thường xuyên và phổ biến nhất. Hiệu quả ban đầu rất khả quan, thủ tục trở nên nhanh gọn hơn, tạo điều kiện cho lãnh đạo phường không còn bị ràng buộc quá nhiều vào ký hồ sơ chứng thực lặp đi lặp lại.

Tuy nhiên, một số nội dung như chứng thực hợp đồng liên quan đến bất động sản vẫn chưa được chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng. Nguyên nhân chính là do các dữ liệu cần thiết như đất đai, giao dịch chưa được các UBND phường, xã cập nhật đầy đủ hoặc có sẵn để kiểm tra, xác minh. Điều này gây ra hạn chế trong việc ủy quyền ký kết các loại hồ sơ này tại cấp xã, vì nếu phải gửi hồ sơ hỏi cơ quan cấp trên, thủ tục sẽ kéo dài và chậm trễ.

Nhiều lãnh đạo phường, xã nhận định việc ủy quyền bước đầu đã tháo gỡ khó khăn lớn trong công tác quản lý hồ sơ, giảm tải cho cán bộ lãnh đạo, tạo ra hiệu quả rõ rệt về thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, họ vẫn kiến nghị cần có những điều chỉnh phù hợp hơn để tận dụng tối đa hiệu quả của mô hình này, đặc biệt là việc sử dụng con dấu của trung tâm phục vụ hành chính để rút ngắn quy trình ký kết và đóng dấu.

Ngoài ra, một số phường đề xuất nên cho phép công chức giữ chức danh lãnh đạo đủ tiêu chuẩn sẽ trực tiếp ký và đóng dấu hồ sơ tại quầy giao dịch, hình thành quy trình khép kín ngay tại chỗ, giúp nâng cao sự hài lòng của người dân và trách nhiệm chính xác, minh bạch hơn trong công tác hành chính.