LUẬT CÔNG CHỨNG 2024 MỞ RA KỶ NGUYÊN MỚI VỚI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ LẦN ĐẦU TIÊN

Giải pháp số hóa trong hoạt động công chứng đã chính thức được quy định tại Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1.7.2025, mở ra một bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực này. Trong đó, nổi bật là việc quy định về công chứng điện tử, gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý và áp dụng cho các bên liên quan, tạo cơ sở để các cơ quan nhà nước thực hiện thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng một cách thuận tiện, nhanh chóng hơn.

NGƯỜI DÂN VÀ SỰ CHỜ ĐỢI VỚI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

Sau hơn 3 tháng luật mới có hiệu lực, thực tế tại các phòng công chứng ở TP.HCM cho thấy phần lớn người dân vẫn quen với cách làm truyền thống, chủ yếu làm công chứng giấy. Phần lớn họ không nhận được thông tin hoặc hướng dẫn về công chứng điện tử, do đó vẫn nộp hồ sơ giấy và chưa quen với chữ ký số hoặc đãng ký điện tử.

Bà Vũ Thị Bảy, 55 tuổi, chia sẻ: “Tôi chưa thấy ai nhắc về công chứng điện tử. Cứ làm giấy như trước để an tâm hơn.” Tương tự, ông Lê Xuân Đảm, 64 tuổi, cho biết: “Tôi quen làm hồ sơ giấy, giờ làm công chứng điện tử cũng chưa rõ lắm, lại sợ mất thời gian đi lại nhiều lần nếu phát sinh sai sót.”

Theo quy định, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy, trừ khi tòa án tuyên là vô hiệu. Để thực hiện công chứng điện tử, người dân cần có chữ ký số và tài khoản dịch vụ công chứng điện tử qua nền tảng trực tuyến, hoặc xác thực qua ứng dụng VNeID hoặc các nền tảng khác. Tuy nhiên, hiện tại, các phòng công chứng vẫn còn ít hồ sơ yêu cầu công chứng điện tử từ phía người dân.

Phó trưởng phòng Công chứng số 1, ông Nguyễn Hồ Phương Vinh, chia sẻ: “Chúng tôi chưa nhận được hồ sơ nào yêu cầu công chứng điện tử. Người dân vẫn quen làm giấy, nhưng sắp tới sẽ cố gắng thuyết phục họ chuyển sang sử dụng công chứng điện tử để phù hợp với xu thế số hóa. TP.HCM cần đi đầu trong việc này, nhất là các lĩnh vực như thuế, đăng ký đất đai, tài sản.”

Ý kiến và hướng đi của các cơ quan địa phương cho thấy, các tài liệu như hợp đồng góp vốn, ủy quyền, mua bán, tặng cho, di chúc đều có thể thực hiện công chứng điện tử để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

LIÊN THÔNG THỦ TỤC, ĐĂNG KÝ, THUẾ ĐỂ TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ Chi PHÍ

Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 172 năm 2020 thử nghiệm liên thông thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất và thuế tại Hải Dương, Hà Nội, TP.HCM. Mục tiêu là giảm bớt các thủ tục rườm rà, tiết kiệm chi phí, đồng thời ngăn chặn các giao dịch giả mạo, hạn chế thất thu ngân sách.

Chuyển đổi số yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng “đúng – đủ – sạch – sống” và số hóa văn bản nhằm chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn. Giao đoạn đầu tháng 6.2025, UBND TP.HCM đã có công văn hướng dẫn chia sẻ dữ liệu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản, chuyển đổi từ giấy sang điện tử để phục vụ các hoạt động công chứng, đăng ký.

Hiện thành phố đã có đủ điều kiện kỹ thuật, xây dựng cổng chia sẻ văn bản công chứng điện tử dựa trên mạng nội bộ Metronet, sẵn sàng cho việc triển khai chính thức vào tháng 10.2025. Đặc biệt, phần mềm quản lý hồ sơ đã được nâng cấp, tích hợp quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến theo đúng quy định.

PHẦN MỀM CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ VÀ CÁC TIÊN ĐỀ VỀ ÁP DỤNG

Phần mềm mới có khả năng xác thực thẻ căn cước, kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu, chữ ký số, và hỗ trợ các phương thức ký khác nhau như ký số token, ký số HSM, hoặc ký qua ứng dụng VNeID. Người dân chưa có chữ ký số có thể tạo chữ ký trực tiếp qua phần mềm và toàn bộ quá trình này đều được đánh giá an toàn thông tin cấp độ 3.

Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, ông Nguyễn Thành Băng, cho biết: “Chúng tôi đã nâng cấp cơ sở dữ liệu, chạy thử nghiệm và chuẩn bị chính thức đưa vào hoạt động từ tháng 10.2025. Hiện tại, khó khăn lớn nhất là chưa có quy định rõ về việc sử dụng văn bản công chứng điện tử trong thủ tục hành chính và liên thông để thay thế giấy tờ truyền thống.”

Sở Tư pháp đề xuất cho phép sử dụng văn bản công chứng điện tử thay thế giấy trong các thủ tục như công chứng, đăng ký, thuế ngay từ năm 2025 và đang phối hợp với các bộ ngành để trình tự ban hành quy định phù hợp.

KẾT LUẬN VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI

Ông Nguyễn Thành Băng khẳng định, sau khi phần mềm chính thức hoạt động, TP.HCM sẽ đẩy mạnh tuyên truyền và hướng dẫn người dân sử dụng công chứng điện tử. Đồng thời, các cơ quan liên quan đồng thuận về việc sớm đưa quy trình này vào thực tiễn, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.

Dự kiến, từ tháng 10.2025, hoạt động công chứng điện tử tại TP.HCM sẽ chính thức đi vào vận hành, mở ra giai đoạn mới trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí cho người dân và doanh nghiệp.