Khối lượng hồ sơ chứng thực tăng đột biến sau sáp nhập quản lý cấp xã: Thực trạng và giải pháp cấp bách

Tại buổi làm việc gần đây với lãnh đạo UBND TP.HCM, ông Nguyễn Tấn Phát, Bí thư Đảng ủy phường Sài Gòn, cho biết sau quá trình sáp nhập các phường, lượng hồ sơ tiếp nhận tăng rõ rệt so với trước. Cụ thể, các cán bộ, đặc biệt là những người phụ trách sao y, chứng thực, phải đối mặt với lượng hồ sơ gấp 2-3 lần, có ngày người dân đến sao y tới 1.000 bản căn cước, khiến các phó chủ tịch UBND phường phải “ngồi 2 tiếng đồng hồ chỉ để ký”.

QUY ĐỊNH KHÔNG CÒN HỢP LÝ

Tình trạng quá tải không chỉ riêng tại phường Sài Gòn mà là vấn đề chung của nhiều đơn vị hành chính. Theo lãnh đạo HĐND TP.HCM, tại bộ phận một cửa nhiều xã, phường, có đến 2/3 lượng hồ sơ là chứng thực sao y. Sự tăng đột biến này đã gây áp lực lớn cho đội ngũ cán bộ, nhất là các phó chủ tịch UBND phường, dẫn đến khả năng xử lý hồ sơ chậm trễ và chất lượng công việc suy giảm.

Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga, ủy viên Ủy ban Văn hóa – Xã hội của Quốc hội, chia sẻ về tình trạng này khi nhận được nhiều phản ánh từ cử tri về việc phải đi lại nhiều lần để hoàn tất các thủ tục hành chính, đặc biệt là chứng thực giấy tờ. Cán bộ cấp xã thường phản hồi rằng tình trạng làm hết công suất nhưng vẫn không đáp ứng kịp nhu cầu.

Cần có giải pháp để giảm tải cho các cán bộ có trách nhiệm chứng thực, tránh tình trạng một phó chủ tịch phải dành cả ngày để ký giấy tờ.

Nguyên nhân chính của quá tải bắt nguồn từ hai yếu tố. Thứ nhất, sau khi các địa phương được sáp nhập từ 3-5 đơn vị hành chính cấp xã cũ, nhu cầu về thủ tục, giấy tờ vẫn giữ nguyên trong khi phạm vi hành chính mở rộng, làm tăng số lượng công việc cho công chức cấp xã. Thứ hai, bất cập trong pháp luật hiện hành cũng góp phần làm quá tải. Theo quy định tại Nghị định 23/2015 về cấp bản sao, chứng thực, chủ tịch và phó chủ tịch UBND cấp xã là hai người được quyền ký chứng thực, nhưng cách bố trí này không còn phù hợp trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính.

Nghị định 23/2015 dự kiến sẽ được sửa đổi nhằm giảm tải cho bộ máy nhà nước, tạo ra cơ chế hoạt động minh bạch, đơn giản hóa thủ tục, phù hợp với tình hình mới. Việc này cũng hướng tới mở rộng thẩm quyền chứng thực cho các cán bộ tư pháp, hộ tịch, nhằm giảm tải cho các cấp lãnh đạo địa phương.

CẦN SỚM MỞ RỘNG THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC

Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga ủng hộ việc mở rộng thẩm quyền chứng thực cho cán bộ tư pháp – hộ tịch để giải quyết tình trạng quá tải. “Điều này giúp các phó chủ tịch không phải ngồi ký hết hồ sơ, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các công việc quan trọng khác,” bà Nga nói. Tuy nhiên, phân cấp cần đi kèm kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và đúng quy trình, tránh chứng thực sai, gây hậu quả nghiêm trọng.

Để đạt hiệu quả, việc tập huấn, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ là rất cần thiết nhằm đảm bảo năng lực và nghiệp vụ. Các cơ quan chức năng cần xây dựng hành lang pháp lý rõ ràng, quy định chi tiết về đối tượng, nội dung, quy trình mở rộng thẩm quyền chứng thực.

Bộ Tư pháp đã có công văn hướng dẫn các địa phương về việc ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Theo đó, luật Tổ chức chính quyền địa phương cho phép chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho các cán bộ khác trong cơ quan để thực hiện chứng thực. TP.HCM đã đề xuất với HĐND sớm xem xét và quyết định việc này, nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển giao quyền hạn.

GỐC RỄ VẪN LÀ CẮT GIẢM THỦ TỤC

Thực trạng này chứng tỏ rằng, để giảm tải hiệu quả, không thể chỉ dựa vào mở rộng thẩm quyền mà còn cần cắt giảm tối đa các thủ tục hành chính không thực sự cần thiết. Phóng viên cũng ghi nhận ý kiến của các luật sư, trong đó có luật sư Bùi Đình Ứng, đề xuất khuyến khích người dân thực hiện chứng thực tại các văn phòng công chứng để giảm tải cho cán bộ cấp xã. Chính sách này không chỉ giúp giảm số hồ sơ mà còn góp phần tiết kiệm chi phí cho người dân.

Trong quá trình sửa đổi các luật liên quan như luật Căn cước, Bộ Công an nhấn mạnh về việc tích hợp dữ liệu, tránh yêu cầu công dân xuất trình giấy tờ nhiều lần. Đại biểu Nguyễn Thị Việt Nga cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin và dữ liệu quốc gia sẽ giúp giảm thủ tục, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.

Tuy nhiên, việc xây dựng dữ liệu liên thông còn gặp nhiều hạn chế về mặt kỹ thuật và pháp luật. Vì vậy, ngoài việc sửa đổi quy định, các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ là rất cần thiết để giải quyết căn cơ vấn đề quá tải chứng thực.